1. കേരള പഞ്ചായത്ത് രാജ് നിയമത്തിലെ പട്ടിക 3 ൽ വിവരിച്ചിട്ടുള്ള ചുമതലകൾ.
2. പഞ്ചായത്തിന്റെ പരിഗണനയ്ക്ക് വരുന്ന അജണ്ടകളിൽ സെക്രട്ടറിയുടെ നിയമോപദേശം കൂടി പരിഗണിച്ചുകൊണ്ട് തീരുമാനമെടുക്കുക.
3. പഞ്ചായത്ത് സ്റ്റാൻഡിംഗ് കമ്മിറ്റികളുടെ ശുപാർശകൾ പരിഗണിച്ച് അംഗീകരിക്കാവുന്നവ അംഗീകരിക്കുക.
4. വിവിധ ഘടക സ്ഥാപനങ്ങളുടേയും പഞ്ചായത്ത് കാര്യാലയത്തിന്റേയും പ്രവർത്തനങ്ങൾ വിലയിരുത്തുക.
5. തീരുമാനങ്ങൾ സമയബന്ധിതമായി നടപ്പിലാക്കപ്പെടുന്നുവെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുക.

1. പഞ്ചായത്ത് പ്രസിഡന്റ്, വൈസ് പ്രസിഡന്റ്, സ്റ്റാൻഡിംഗ് കമ്മിറ്റി പ്രസിഡന്റുമാർ എന്നിവർ അടങ്ങിയ സമിതി.
2. പഞ്ചായത്ത് യോഗത്തിൽ ചർച്ച ചെയ്യപ്പെടേണ്ട വിഷയങ്ങളിൽ അഭിപ്രായ സമന്വയം ഉണ്ടാക്കുക.
3. പദ്ധതികളുടെ ആസൂത്രണത്തിനും നിർവഹണത്തിനും മുൻഗണനകൾ നിശ്ചയിക്കുക.
4. സ്റ്റാൻഡിംഗ് കമ്മിറ്റികളുടെ പ്രവർത്തനങ്ങൾ ഏകോപിപ്പിക്കുകയും മോണിറ്റർ ചെയ്യുകയും ചെയ്യുക.
5. പഞ്ചായത്ത് ചുമതലയേൽപ്പിക്കുന്ന മറ്റു വിഷയങ്ങൾ നടപ്പിലാക്കുക.

1. പഞ്ചായത്തിന്റെയും ഗ്രാമസഭകളുടെയും യോഗങ്ങളിൽ അദ്ധ്യക്ഷത വഹിക്കുക.
2. ഉദ്യോഗസ്ഥരുടെ പ്രവർത്തനങ്ങൾക്ക് മേൽനോട്ടം വഹിക്കുക.
3. പഞ്ചായത്തിന്റെ ചെലവുകൾ അധികൃതമാക്കുക.
4. പഞ്ചായത്ത് പാസാക്കുന്ന തീരുമാനങ്ങൾ നടപ്പിലാക്കുക.
5. മഹാത്മാഗാന്ധി ദേശീയ ഗ്രാമീണ തൊഴിലുറപ്പ് പദ്ധതി വേതന വിതരണം ഡിജിറ്റൽ സിഗ്നേച്ചർ ഉപയോഗിച്ച് നിർവഹിക്കുക.

1. പഞ്ചായത്തിന്റെ തീരുമാനങ്ങൾ നടപ്പിലാക്കുക.
2. ഉദ്യോഗസ്ഥരെ നിയന്ത്രിക്കുകയും മേൽനോട്ടം വഹിക്കുകയും ചെയ്യുക.
3. ചെക്കുകൾ ഒപ്പിട്ട് നൽകുക.
4. വിവാഹ രജിസ്ട്രേഷൻ നടത്തുകയും സർട്ടിഫിക്കറ്റുകൾ ഒപ്പിടുകയും ചെയ്യുക.
5. വിവരാവകാശ നിയമ പ്രകാരമുള്ള പബ്ലിക് ഇൻഫർമേഷൻ ഓഫീസർ എന്ന ചുമതല നിർവഹിക്കുക.

1. പഞ്ചായത്ത് ഓഫീസിന്റെ പ്രവർത്തനങ്ങൾ മോണിറ്റർ ചെയ്യുക.
2. വാർഷിക ബജറ്റ് പാസാക്കുക.
3. വാർഷിക ധനകാര്യ സ്റ്റേറ്റ്മെന്റ് അംഗീകരിക്കുക.
4. എല്ലാ മാസവും അക്കൗണ്ടുകൾ പരിശോധിക്കുകയും അംഗീകരിക്കുകയും ചെയ്യുക.
5. ഭരണാനുമതി നൽകുന്നതിനുള്ള അധികാരങ്ങൾ വിനിയോഗിക്കുക.

1. വാർഷിക പദ്ധതികൾ തയ്യാറാക്കുക.
2. വികസന പദ്ധതികൾ സമയബന്ധിതമായി നടപ്പിലാക്കുക.
3. കൃഷിഭവൻ, മൃഗാശുപത്രി, മത്സ്യഭവൻ എന്നിവയുടെ പ്രവർത്തനം മോണിറ്റർ ചെയ്യുക.
4. തെരുവ് വിളക്കുകളുടെ പരിപാലനം ഉറപ്പുവരുത്തുക.
5. തൊഴിലുറപ്പ് പദ്ധതി നടത്തിപ്പ് മോണിറ്റർ ചെയ്യുക.

1. അംഗനവാടികളുടെ നടത്തിപ്പ്.
2. ബഡ്സ് സ്കൂളിന്റെ നടത്തിപ്പ്.
3. കുടുംബശ്രീയുടെ മോണിറ്ററിംഗ്.
4. ആശ്രയ പദ്ധതിയുടെ നിർവഹണം.
5. ദാരിദ്ര്യലഘൂകരണ പദ്ധതികളുടെ സമയബന്ധിതമായ പൂർത്തീകരണം.

1. യു.പി., എൽ.പി. സ്കൂളുകളുടെ നടത്തിപ്പ്.
2. ലൈബ്രറികളുടെയും സാംസ്കാരിക കേന്ദ്രങ്ങളുടെയും നടത്തിപ്പ്.
3. ആരോഗ്യ സ്ഥാപനങ്ങളുടെ പ്രവർത്തനം മോണിറ്റർ ചെയ്യുക.
4. കേരളോത്സവത്തിന്റെ നടത്തിപ്പ്.
5. തുടർ സാക്ഷരതാ പ്രവർത്തനങ്ങൾ നടപ്പിലാക്കുക.

1. തൊഴിലുറപ്പ് പദ്ധതി വേതന വിതരണം സമയപരിധിക്കുള്ളില്‍ നടക്കുമെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുക.
2. തൊഴിലുറപ്പ് പദ്ധതിയുമായി ബന്ധപ്പെട്ട ഫയല്‍ ട്രാക്കിംഗ്, ശരിയാംവിധം നടക്കുന്നുവെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുക.
3. MIS ഡാറ്റ എന്‍ട്രി യഥാസമയം നടക്കുന്നുവെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുക.
4. തൊഴിലുറപ്പ് പദ്ധതി പണിസ്ഥലങ്ങളില്‍ തൊഴിലാളികള്‍ സമയക്രമം പാലിക്കുന്നുവെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുക.
5. ലേബര്‍ ബജറ്റ് തയ്യാറാക്കുന്നതില്‍ മേല്‍നോട്ടം വഹിക്കുക.
6. തൊഴിലുറപ്പ് സംബന്ധിച്ച പരാതികളില്‍ തീരുമാനങ്ങളെടുക്കുക, മറുപടികള്‍ അയയ്ക്കുക.
7. സര്‍ക്കാര്‍ ഉത്തരവ് സ.ഉ.(എം.എസ്.) 218/13/തസ്വഭവ, 10.06.2013 പ്രകാരം ചുമതലപ്പെടുത്തിയിട്ടുള്ള ജോലികള്‍ക്കു പുറമേ പഞ്ചായത്ത് ഏല്‍പ്പിക്കുന്ന ജോലികളും നിര്‍വ്വഹിക്കേണ്ടതാണ്.
8. തൊഴിലുറപ്പ് പദ്ധതി പഞ്ചായത്ത് ആര്‍ജ്ജിക്കുന്ന/ലഭ്യമാകുന്ന ആസ്തികളുടെ വിവരങ്ങള്‍ ആസ്തി രജിസ്റ്ററില്‍ സമയബന്ധിതമായി രേഖപ്പെടുത്തി, ആസ്തികളുടെ വിവരങ്ങള്‍ സാംഖ്യ അക്കൗണ്ടിംഗ് സോഫ്റ്റ് വെയറില്‍ ചേര്‍ത്ത് ബാലന്‍സ് ഷീറ്റില്‍ രേഖപ്പെടുത്തി എന്നും ഉറപ്പുവരുത്തേണ്ടതാണ്.
9. ദേശീയ തൊഴിലുറപ്പ് പദ്ധതിയുടെ രജിസ്ട്രേഷന്‍ ഓഫീസറായി പ്രവര്‍ത്തിക്കുക. MGNREGS ബില്ലുകളും വൗച്ചറുകളും അംഗീകരിക്കുക.
10. പഞ്ചായത്തിലെ വ്യവഹാരം സംബന്ധിച്ച് രേഖകള്‍ സ്യൂട്ട് രജിസ്റ്ററില്‍ രേഖപ്പെടുത്തി യഥാസമയം നടപടി സ്വീകരിക്കുന്നതിന് മേല്‍നോട്ടം വഹിക്കുക.
11. MGNREGS ജീവനക്കാരുടെ ഹാജര്‍, സേവനം, വേതനം, കരാര്‍, കോടതി വ്യവഹാരം, ഓംബുഡ്സ്മാന്‍, മനുഷ്യാവകാശ കമ്മീഷന്‍, ട്രൈബ്യൂണല്‍, വിവരാവകാശ കമ്മീഷന്‍ എന്നീ പരാതി പരിഹാര സംവിധാനങ്ങളില്‍ പഞ്ചായത്തും പഞ്ചായത്തിനെതിരെയുള്ള കേസുകള്‍ക്കാവശ്യമായ രജിസ്റ്ററുകള്‍, പ്രമാണങ്ങള്‍, രേഖകള്‍, ഡയറികള്‍ എന്നിവ തയ്യാറാക്കുന്നതിന്‍റെ സൂക്ഷ്മമായ മേല്‍നോട്ടം, കാലോചിതമായ രേഖപ്പെടുത്തലുകള്‍, സെക്രട്ടറി തന്നെ ഹാജരാവണം എന്ന് പ്രത്യേകം നിഷ്കര്‍ഷിക്കാത്ത പക്ഷം ബന്ധപ്പെട്ടിടങ്ങളില്‍ ഹാജരാവുക.
12. സര്‍ക്കാര്‍, ജില്ലാ കളക്ടര്‍, പഞ്ചായത്ത് ഡെപ്യൂട്ടി ഡയറക്ടര്‍, ഇതര ഡിപ്പാര്‍ട്ടുമെന്‍റ് അധികാരികള്‍ എന്നിവര്‍ വിളിച്ചുചേര്‍ക്കുന്ന പ്രതിമാസ കോണ്‍ഫറന്‍സുകള്‍, ഇതര അവലോകന യോഗങ്ങള്‍ എന്നിവയിലേക്ക് ആവശ്യമായ റിപ്പോര്‍ട്ടുകളും ഇതര വിവരങ്ങളും ബന്ധപ്പെട്ട സെക്ഷനുകളില്‍ നിന്നും സമയബന്ധിതമായി നിശ്ചിത യോഗത്തിന് 2 ദിവസം മുമ്പ് ലഭ്യമാക്കി സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തി സെക്രട്ടറിക്ക് സമര്‍പ്പിക്കുക.
13. സാക്ഷരതാ F&A ആയി പ്രവര്‍ത്തിക്കുക. സാക്ഷരതാ പ്രോജക്ടുകള്‍ തയ്യാറാക്കുന്ന പ്രക്രിയയില്‍ മേല്‍നോട്ടം വഹിക്കുക.
14. കുടുംബശ്രീ ചാര്‍ജ്ജ് ഓഫീസര്‍ എന്ന നിലയില്‍ സേവനമനുഷ്ഠിക്കുക.
15. അക്ഷയ - പഞ്ചായത്ത്തല കോ-ഓര്‍ഡിനേറ്റര്‍.
16. ജനന, മരണ രജിസ്ട്രേഷൻ നടത്തുകയും സർട്ടിഫിക്കറ്റുകൾ ഒപ്പിടുകയും ചെയ്യുക.

ഓഫീസ് ഭരണനിർവഹണം, ജീവനക്കാരുടെ മേൽനോട്ടം, രേഖകളുടെ പരിപാലനം, ഫയൽ നടപടികൾ എന്നിവയുമായി ബന്ധപ്പെട്ട ചുമതലകൾ

1. ഓഫീസിന്‍റെ സുഗമവും കാര്യക്ഷമവും ഫലപ്രദവുമായ പ്രവര്‍ത്തനത്തിന് ആവശ്യമായ ഉത്തരവാദിത്തങ്ങളും കര്‍ത്തവ്യങ്ങളും കേരള പഞ്ചായത്ത് രാജ് നിയമത്തിലും അനുബന്ധ ചട്ടങ്ങളിലും നിര്‍ദ്ദേശിക്കപ്പെട്ടിട്ടുള്ള പ്രകാരം നിര്‍വ്വഹിച്ച് സെക്രട്ടറിയെ സഹായിക്കുകയും ജീവനക്കാര്‍ക്ക് ആവശ്യമായ പിന്തുണാസംവിധാനം നല്‍കുകയും ചെയ്യുക.
2. ഓഫീസ് ഭരണസംവിധാനത്തിന്‍റെ സൂപ്പര്‍വൈസറായ ഒഇ, സര്‍ക്കാര്‍ ഉത്തരവ് (G.O.(MS) 123/2009/LSGD dtd 02.07.2009) പ്രകാരം ഫ്രണ്ട് ആഫീസിന്‍റെ മേല്‍നോട്ടം വഹിക്കേണ്ടതാണ്.
3. ജനന-മരണ രജിസ്ട്രേഷന്‍ സബ് രജിസ്ട്രാര്‍, അസിസ്റ്റന്‍റ് ഇന്‍ഫര്‍മേഷന്‍ ആഫീസര്‍, അസിസ്റ്റന്‍റ് ഇലക്ട്രല്‍ രജിസ്ട്രാർ എന്നീ നിലയില്‍ പ്രവര്‍ത്തിക്കേണ്ടതാണ്.
4. സബ് രജിസ്ട്രാര്‍ എന്ന നിലയില്‍ ജനനം, മരണം രജിസ്റ്റര്‍ ചെയ്യുക. ചട്ടം 12 പ്രകാരമുള്ള സര്‍ട്ടിഫിക്കറ്റുകള്‍ ചട്ടം 17 പ്രകാരമുള്ള എക്സ്ട്രാക്ടുകള്‍ നല്‍കുക.
5. പദ്ധതി പ്രകാരവും അല്ലാതെയും ലഭിക്കുന്ന എല്ലാവിധ അലോട്ട്മെന്‍റുകളും ലഭിക്കുന്നമുറക്ക് ഇനീഷ്യല്‍ ചെയ്ത് രജിസ്റ്ററുകളില്‍ രേഖപ്പെടുത്തി ബന്ധപ്പെട്ട ഉദ്യോഗസ്ഥര്‍ക്ക് ലഭ്യമാക്കുന്നതിന് നടപടി സ്വീകരിക്കുക.
6. പഞ്ചായത്തിന്‍റെ നികുതി പിരിവ് സംബന്ധമായ കാര്യങ്ങളില്‍ പിരിവ് ഉദ്യോഗസ്ഥര്‍ക്ക് നിര്‍ദ്ദേശം നല്‍കുകയും പ്രതിവാര ടാര്‍ജറ്റ് നല്‍കുകയും ചെയ്യുക.
7. വാഹനത്തിന്‍റേയും ലോഗ് ബുക്കിന്‍റേയും സൂക്ഷിപ്പുകാരനായി പ്രവര്‍ത്തിക്കുക.
8. പഞ്ചായത്ത് യോഗത്തിലേക്ക് ആവശ്യമുള്ള അജണ്ടകള്‍, അജണ്ട രജിസ്റ്ററില്‍ രേഖപ്പെടുത്തി എന്ന് ഉറപ്പാക്കി ആവശ്യമായ രേഖകളും റിപ്പോര്‍ട്ടുകളും തയ്യാറാക്കി സെക്രട്ടറിക്ക് നല്‍കുക.
9. സെക്ഷനുകളില്‍ നിന്നും ലഭിക്കുന്ന എല്ലാ ഫയലുകളും പരിശോധിച്ച് ചുരുക്കൊപ്പ് വച്ച് സെക്രട്ടറിക്ക്/അസിസ്റ്റന്‍റ് സെക്രട്ടറിക്ക് സമര്‍പ്പിക്കുക.
10. പൗരാവകാശരേഖ യഥാസമയം പുതുക്കി പ്രസിദ്ധീകരിക്കുന്നതിന് സെക്രട്ടറിയെ സഹായിക്കുകയും തുടര്‍ നടപടി സ്വീകരിക്കുകയും ചെയ്യുക.
11. ജീവനക്കാരുടെ സേവന പുസ്തകങ്ങള്‍, അറ്റന്‍ഡന്‍സ് രജിസ്റ്റര്‍, മൂവ്മെന്‍റ് രജിസ്റ്റര്‍, കാഷ്വല്‍ ലീവ് രജിസ്റ്റര്‍, ചാര്‍ജ്ജ് കൈമാറ്റ ലിസ്റ്റ് എന്നിവയുടെ കസ്റ്റോഡിയനും കാര്യകര്‍ത്താവും ആയിരിക്കും.
12. അറ്റന്‍ഡന്‍സ്, മൂവ്മെന്‍റ് രജിസ്റ്ററുകള്‍ പ്രതിദിനം പരിശോധിക്കേണ്ടതും സമയബന്ധിതമായി ക്ലോസ് ചെയ്ത് സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തുകയും ചെയ്യുക.
13. സെക്രട്ടറിയുടെ നിര്‍ദ്ദേശത്തിനനുസരിച്ച് ഓഫീസിലെ ജോലികള്‍ ക്ലാര്‍ക്കുമാര്‍ക്ക് ഏല്‍പ്പിച്ചുകൊടുക്കേണ്ടതും ഉത്തരവ് നടപ്പാക്കേണ്ടതുമാണ്.
14. ഓഫീസിന്‍റെ സുഗമമായ പ്രവര്‍ത്തനം ഏകോപിപ്പിക്കുക, ജീവനക്കാര്‍ക്ക് നിയമാനുസൃത നിര്‍ദ്ദേശങ്ങള്‍ നല്‍കുക.
15. പ്രസിഡന്‍റ്, സെക്രട്ടറി എന്നിവര്‍ക്ക് വ്യക്തിപരമായി വരുന്നതൊഴികെയുള്ള രജിസ്റ്റേര്‍ഡ് അടക്കമുള്ള എല്ലാ തപാലുകള്‍, സെക്രട്ടറിയുടെ പേരിലുള്ള മണി ഓര്‍ഡറുകള്‍, ഡിമാന്‍റ് ഡ്രാഫ്റ്റുകള്‍, ചെക്കുകള്‍ എന്നിവ സ്വീകരിക്കുകയും കൈപ്പറ്റിയ രേഖ നല്‍കുകയും ചെയ്യുക.
16. വിവിധ സെക്ഷനുകള്‍ക്ക് തപാലുകള്‍ മാര്‍ക്ക് ചെയ്യുക, തപാല്‍ സെക്ഷന്‍ യഥാവിധി തപാലുകള്‍ വിതരണം ചെയ്യുന്നുവെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുക.
17. സെക്രട്ടറി/അസിസ്റ്റന്‍റ് സെക്രട്ടറി ഓഫീസില്‍ ഇല്ലാത്ത സാഹചര്യത്തില്‍ ലഭിക്കുന്ന തപാലുകള്‍ പരിശോധിച്ച് അടിയന്തിര പ്രാധാന്യമുള്ള സെക്ഷനില്‍ നല്‍കി തുടര്‍ നടപടികള്‍ സ്വീകരിക്കുക.
18. സേവനപ്രദാന സമയദൈര്‍ഘ്യം കുറക്കുന്നതിനായി ആവര്‍ത്തന സ്വഭാവമുള്ളതും പ്രത്യേക നിര്‍ദ്ദേശം ആവശ്യമില്ലാത്തതുമായ തപാലുകള്‍ തുടര്‍ നടപടികള്‍ക്കായി നേരിട്ട് സെക്ഷനുകള്‍ക്ക് വിഭജിച്ചു നല്‍കാവുന്നതാണ്.
19. ക്ലാര്‍ക്കുമാര്‍ മേല്‍നടപടികള്‍ക്കായി സമര്‍പ്പിക്കുന്ന ഫയലുകളും രേഖകളും പരിശോധന നടത്തി ആവശ്യമായ മേല്‍കുറിപ്പോടുകൂടി സെക്രട്ടറിക്ക് സമര്‍പ്പിക്കുക.
20. ക്ലാര്‍ക്കുമാര്‍ ഓഫീസ് ഫയലുകളും രജിസ്റ്ററുകളും റിക്കോര്‍ഡുകളും യഥാവിധി സൂക്ഷിക്കുന്നുവെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുക.
21. ക്ലാര്‍ക്കുമാരുടെ പേഴ്സണല്‍ രജിസ്റ്ററുകള്‍ മാസത്തില്‍ ഒരിക്കല്‍ പരിശോധിക്കുക.
22. പെന്‍ഡിംഗ് ഫയലുകള്‍ സംബന്ധിച്ച് പരിശോധനകള്‍ ആഴ്ചയില്‍ ഒരിക്കല്‍ നടത്തുക. റിപ്പോര്‍ട്ടുകള്‍ സെക്രട്ടറിക്ക് സമര്‍പ്പിക്കുക. വീഴ്ചകള്‍ക്കെതിരെ നടപടി ശുപാര്‍ശ ചെയ്യുക.
23. ഭരണസമിതി തീരുമാനങ്ങള്‍ക്കനുസൃതമായി സമയബന്ധിതമായി നടപടികള്‍ സ്വീകരിക്കുകയും നടപടികള്‍ പൂര്‍ത്തീകരിക്കുന്നതു വരെ മോണിറ്റര്‍ ചെയ്യുകയും ചെയ്യുക.
24. സെക്ഷനുകള്‍ ചാര്‍ജ്ജ് കൈമാറുമ്പോള്‍ നിലവിലുള്ള ഓഫീസ് ഓര്‍ഡര്‍ പ്രകാരം ലിസ്റ്റ് തയ്യാറാക്കി ചാര്‍ജ് ഹാന്‍ഡോവര്‍ രജിസ്റ്ററില്‍ രേഖപ്പെടുത്തി ബന്ധപ്പെട്ട സെക്ഷന്‍റെ ഉത്തരവാദിത്വത്തിലുള്ള എല്ലാ ഫയലുകളും രജിസ്റ്ററുകളും ഇതര രേഖകളും യഥാവിധി കൈമാറുന്നുണ്ടെന്നും രജിസ്റ്ററുകളും ഫയലുകളും അപ്‌ഡേറ്റ് ആക്കിയെന്നും ഉറപ്പുവരുത്തി സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തി സെക്രട്ടറിക്ക് സമര്‍പ്പിക്കുക.
25. സെക്രട്ടറിയുടെ നിര്‍ദ്ദേശ പ്രകാരവും സെക്രട്ടറിയുടെ/അസി. സെക്രട്ടറിയുടെ അഭാവത്തിലും യോഗങ്ങളില്‍ പങ്കെടുക്കുക, റിപ്പോര്‍ട്ടുകള്‍ സമര്‍പ്പിക്കുക.
26. പ്രമാണങ്ങള്‍, മൂല്യവത്തായ രേഖകള്‍, രസീത് പുസ്തകങ്ങളുടെ സ്റ്റോക്ക് രജിസ്റ്റര്‍, നിക്ഷേപ സാക്ഷ്യപത്രങ്ങള്‍, ബോണ്ടുകള്‍, ജനന-മരണ രജിസ്റ്ററുകള്‍, വിവാഹ രജിസ്റ്ററുകള്‍ എന്നിവയുടെ സൂക്ഷിപ്പിന് നേരിട്ടുത്തരവാദിയായിരിക്കും.
27. സ്ഥാപനമേധാവികള്‍ക്കും നിര്‍വ്വഹണോദ്യോഗസ്ഥര്‍ക്കും അലോട്ട്മെന്‍റുകള്‍ യഥാസമയം നല്‍കാന്‍ നടപടി സ്വീകരിക്കുക.
28. സെക്ഷന്‍റെ ഉത്തരവാദിത്വത്തിലുള്ള അലമാരകളുടെയും മേശകളുടെയും താക്കോലുകളുടെയും മറ്റ് സെക്ഷനുകളുടെ ഉത്തരവാദിത്തത്തിലുള്ള അലമാരകളുടെയും മേശകളുടെയും മറ്റ് ആസ്തികളുടെയും ഒരു സെറ്റ് ഡ്യൂപ്ലിക്കേറ്റ് താക്കോലുകളും സൂക്ഷിക്കുക.
29. ഓഫീസ്-അനുബന്ധ കെട്ടിട മുറികള്‍ ശുചിയാക്കുവാന്‍ നിര്‍ദ്ദേശങ്ങള്‍ നല്‍കുക. ഫര്‍ണിച്ചറുകള്‍, സാമഗ്രികള്‍, സ്റ്റോറുകള്‍ എന്നിവയുടെ സൂക്ഷിപ്പും ക്രമീകരണവും, പൊതുജനങ്ങള്‍, ജീവനക്കാര്‍, ജനപ്രതിനിധികള്‍ എന്നിവര്‍ക്കാവശ്യമായ ഭൗതിക സൗകര്യങ്ങളൊരുക്കല്‍, യോഗങ്ങള്‍ക്കുള്ള സ്ഥലം, കോണ്‍ഫറന്‍സ് ഹാള്‍ ഉപയോഗം ക്രമീകരിക്കുക തുടങ്ങിയ പ്രവര്‍ത്തനങ്ങള്‍ ഉറപ്പുവരുത്തുക.
30. ഓരോ സെക്ഷനും ആവശ്യമായ രജിസ്റ്ററുകള്‍ യഥാസമയം എഴുതി പൂര്‍ത്തിയാക്കുന്നുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുന്നതിന് റാന്‍ഡം പരിശോധനകള്‍ നടത്തി വിവരം ചെക്ക് ലിസ്റ്റില്‍ രേഖപ്പെടുത്തി ഇനീഷ്യല്‍ ചെയ്യുക. ആയത് സെക്രട്ടറിയുടെ പരിശോധനക്കും സ്റ്റാഫ് യോഗത്തില്‍ പ്രവര്‍ത്തനാവലോകനം നടത്തുന്നതിനും ഹാജരാക്കുക.
31. മുകളില്‍ പ്രതിപാദിച്ചിട്ടുള്ള കര്‍ത്തവ്യങ്ങള്‍ക്ക് പുറമെ സെക്രട്ടറിയും പ്രസിഡന്‍റും സമയാസമയങ്ങളില്‍ ഏല്‍പ്പിക്കുന്ന മറ്റ് ജോലികളും ഹെഡ് ക്ലാര്‍ക്ക് നിര്‍വ്വഹിക്കേണ്ടതാണ്.
32. ഓഡിറ്റ് റിപ്പോര്‍ട്ടുകളിന്മേല്‍ നിയമാനുസൃത തുടര്‍ നടപടികള്‍ സ്വീകരിക്കുക.

സർക്കാർ ഉത്തരവുകൾ (സ.ഉ.(എം.എസ്)150/2009/തസ്വഭവ, 1.8.2009), (സ.ഉ.(എം.എസ്.)128/2011/തസ്വഭവ, 06.07.2011) പ്രകാരം പഞ്ചായത്ത് ഏൽപ്പിക്കുന്ന മറ്റു ജോലികളും നിർവ്വഹിക്കേണ്ടതാണ്.

1. കേരള പഞ്ചായത്ത് അക്കൗണ്ട് ചട്ടങ്ങൾ പ്രകാരം അക്കൗണ്ടുകൾ സൂക്ഷിക്കുക.
2. സാംഖ്യ സോഫ്റ്റ് വെയറിൽ ആവശ്യമായ എൻട്രികൾ രേഖപ്പെടുത്തി, പ്രിന്റുകൾ സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തി സൂക്ഷിക്കുക.
3. പഞ്ചായത്ത് ഓഫീസിൽ ലഭിക്കുന്ന എല്ലാവിധ കളക്ഷൻ തുകയും പിന്‍വലിക്കുന്ന തുകയും യഥാസമയം അടയ്ക്കുകയും വിതരണം ചെയ്യുകയും ചെയ്യുന്നുണ്ടോ എന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുക.
4. ഓരോ ദിവസത്തേയും പണം (എല്ലാ രൂപത്തിലുള്ളതും) വരവ് പരിശോധിക്കുകയും കളക്ഷൻ പൂർണ്ണമായി പഞ്ചായത്ത് അക്കൗണ്ടിൽ അടക്കുന്നുവെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുകയും ചെയ്യുക.
5. ചെക്കുകൾ/ഡ്രാഫ്റ്റുകൾ എന്നിവ യഥാസമയം രജിസ്റ്ററിൽ ചേർത്ത് പഞ്ചായത്ത് അക്കൗണ്ടിലേക്ക് കളക്ഷനയക്കുന്നുവെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുക.
6. വാർഷിക, ബഡ്ജറ്റ്, ഭരണ റിപ്പോർട്ട്, വാർഷിക ധനകാര്യ സ്റ്റേറ്റ്മെന്റ് മുതലായവ തയ്യാറാക്കുക. അനുബന്ധ രജിസ്റ്റർ പൂർത്തീകരണത്തിന് സെക്ഷന് മാർഗ്ഗനിർദ്ദേശങ്ങൾ നൽകുക.
7. പഞ്ചായത്തിലേക്ക് വരേണ്ടതായ നികുതികളും ഫീസുകളും ശരിയായ വിധത്തിലും സമയത്തും 100 ശതമാനം ചുമത്തുന്നുണ്ടെന്നും പിരിച്ചെടുക്കുന്നുണ്ടെന്നും ഉറപ്പുവരുത്തുക. അവലോകന റിപ്പോർട്ടുകൾ തയ്യാറാക്കി സെക്രട്ടറിക്ക് സമർപ്പിക്കുക.
8. കാഷ്ബുക്ക്, ഡേ-ബുക്ക്, പേയ്മെന്റ് വൗച്ചറുകൾ എന്നിവ പ്രതിദിനം പ്രിന്റെടുക്കുക. റിപ്പോർട്ടുകൾ പ്രിന്റെടുത്ത് സെക്രട്ടറിക്ക് സമർപ്പിച്ച് സൂക്ഷിക്കുക.
9. എല്ലാ സാമ്പത്തിക ഇടപാടുകളും കൃത്യമാണെന്ന് സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തി സെക്രട്ടറിക്ക് സമർപ്പിക്കുക.
10. പെൻഷൻ വിതരണത്തിനായി ട്രഷറി/പഞ്ചായത്ത് അക്കൗണ്ടിൽ നിന്നും പിൻവലിക്കാവുന്ന തുകകൾ നിശ്ചിത സമയത്തിനകം വിതരണം ചെയ്യുന്നുവെന്നും വിതരണം ചെയ്യാനാവാതെ ബാക്കിവരുന്ന തുക ബന്ധപ്പെട്ട അക്കൗണ്ടുകളിൽ/ഹെഡുകളിൽ യഥാസമയം തിരിച്ചടക്കുന്നുവെന്നും ഉറപ്പുവരുത്തുക.
11. പെർഫോമൻസ് ഓഡിറ്റ്, ലോക്കൽ ഫണ്ട് ഓഡിറ്റ്, എ.ജി. ഓഡിറ്റ് തുടങ്ങിയ ഓഡിറ്റ് ടീമുകൾക്കും വിവിധ പരിശോധനകൾക്കും ആവശ്യമായ രേഖകൾ, രജിസ്റ്ററുകൾ എന്നിവ ബന്ധപ്പെട്ട സെക്ഷനുകൾ യഥാസമയം ലഭ്യമാക്കുന്നുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുക. ഓഡിറ്റ് ടീമുകൾക്ക് ആവശ്യപ്പെടുന്ന വിവരങ്ങൾ ലഭ്യമാക്കുന്ന നോഡൽ ഓഫീസറായി പ്രവർത്തിക്കുക.
12. ഓഡിറ്റ് റിപ്പോർട്ടിന് മറുപടി തയ്യാറാക്കുന്നതിന് ആവശ്യമായ രേഖകളും കുറിപ്പുകളും ഹെഡ് ക്ലാർക്കിന് നൽകുക.
13. ലോക്കൽ ഫണ്ട് ഓഡിറ്റിന് വർഷാന്ത്യ ധനകാര്യ സ്റ്റേറ്റ്മെന്റുകൾ തയ്യാറാക്കി യഥാസമയം സമർപ്പിക്കുന്ന പ്രവർത്തനം നടക്കുന്നുവെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തി സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തി സെക്രട്ടറിക്ക് സമർപ്പിക്കുക.
14. പേയ്മെന്റിനുവേണ്ടി സെക്രട്ടറിക്ക് സമർപ്പിക്കുന്ന വർക്ക് ബില്ലുകൾ, എസ്റ്റാബ്ലിഷ്മെന്റ് ബില്ലുകൾ, കണ്ടിജൻസി ബില്ലുകൾ എന്നിവ നിലവിലുള്ള നിയമങ്ങൾക്കും ചട്ടങ്ങൾക്കും സർക്കാർ നിർദ്ദേശങ്ങൾക്കും വിധേയമായാണ് തയ്യാറാക്കിയിട്ടുള്ളതെന്ന് പരിശോധിച്ച് ഉറപ്പുവരുത്തുക.
15. പഞ്ചായത്ത് കൊടുക്കേണ്ട വായ്പ ഗഡുക്കൾ, റിക്കറൻറായി വരുന്ന കണ്ടിജൻസി ചെലവുകൾ മുതലായവ യഥാസമയം ഒടുക്കുന്നുവെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുക.
16. ട്രഷറി ഡ്യൂട്ടിക്ക് ശേഷം ബിൽ ബുക്ക് തിരികെ ലഭിച്ചുവെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുക.
17. പഞ്ചായത്തിന് ലഭ്യമാകുന്നതും പഞ്ചായത്ത് കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതുമായ മുഴുവൻ ഫണ്ടുകളും സംബന്ധിച്ച് അക്കൗണ്ടുകൾ കേരള പഞ്ചായത്ത് രാജ് അക്കൗണ്ട് ചട്ടങ്ങൾ പ്രകാരം സൂക്ഷിക്കുക.
18. വൈകുന്നേരം 4.30 നകം അക്കൗണ്ടന്റ് കൗണ്ടർ ഡേ ബുക്ക്, ഡേ ബുക്ക് എന്നിവ പ്രിന്റെടുത്ത് സൂക്ഷിക്കുക. കൂടാതെ സാംഖ്യ സോഫ്റ്റ് വെയറിൽ നിർദ്ദേശിച്ചിട്ടുള്ള പ്രവർത്തനങ്ങൾ ചെയ്യുകയും പ്രിന്റുകൾ എടുത്ത് സൂക്ഷിക്കുകയും ചെയ്യുക.
19. ക്യാഷ് ചെസ്റ്റിൽ വയ്ക്കുന്ന പ്രത്യേക രജിസ്റ്റർ പ്രകാരമുള്ള തുകയും ഓഫീസിൽ ബാലൻസായുള്ള തുകയും ഒന്നുതന്നെയാണെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുക.
20. സെക്രട്ടറി അംഗീകരിച്ചുനൽകുന്ന ബില്ലുകൾ പ്രകാരം ബന്ധപ്പെട്ടവർക്ക് ചെക്ക് മുഖേന തുക അനുവദിക്കുന്നതിന് എഴുതി സമർപ്പിക്കുകയും യഥാവിധി വിതരണം ചെയ്യുകയും ചെയ്യുക.
21. ട്രഷറി അക്കൗണ്ട് പാസ് ബുക്കുകൾ സൂക്ഷിക്കുകയും ട്രഷറി അക്കൗണ്ടുകൾ അതത് മാസാവസാനത്തിൽ റീകൺസിലിയേഷൻ നടത്തി ക്ലോസിംഗ് ബാലൻസ് നൽകുകയും ചെയ്യുക.
22. വാർഷിക ക്ലോസിംഗ് ബാലൻസ് സർട്ടിഫിക്കറ്റ് തയ്യാറാക്കുക.
23. ബാങ്ക്/പോസ്റ്റ് ഓഫീസ് അക്കൗണ്ട് പാസ് ബുക്കുകൾ സൂക്ഷിക്കുകയും അക്കൗണ്ടുകൾ മാസാവസാനത്തിൽ റീകൺസിലിയേഷൻ നടത്തുകയും ചെയ്യുക.
24. ഇതര സെക്ഷനുകളിൽ നിന്നും തയ്യാറാക്കി ലഭിക്കുന്ന ബില്ലുകൾ ട്രഷറി ബിൽ ബുക്കിൽ ചേർത്ത് ട്രഷറിയിൽ സമയബന്ധിതമായി സമർപ്പിക്കുകയും പഞ്ചായത്തിന്റെ ബന്ധപ്പെട്ട അക്കൗണ്ടുകളിൽ വരവ് വയ്ക്കപ്പെടുന്നുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പാക്കുകയും ചെയ്യുക. പ്രസിഡന്റിന്റെ ഓതറൈസേഷൻ ഉറപ്പുവരുത്തുക.
25. ബന്ധപ്പെട്ട സെക്ഷന്റെ സഹായത്തോടെ നിർവ്വഹണ ഉദ്യോഗസ്ഥർക്കടക്കമുള്ള അലോട്ട്മെന്റുകൾ തയ്യാറാക്കി നിർവ്വഹണ ഉദ്യോഗസ്ഥർക്കും സെക്ഷനുകൾക്കും നൽകുകയും ബന്ധപ്പെട്ട രജിസ്റ്ററിൽ രേഖപ്പെടുത്തുകയും ചെയ്യുക.
26. വിവിധ ഫണ്ടുകളുടെ ലഭ്യത, വിനിയോഗം എന്നിവ സംബന്ധിച്ച് സർക്കാരിൽ നിന്നും അക്കൗണ്ടന്റ് ജനറലിൽ നിന്നും വിവിധ ഡിപ്പാർട്ട്മെന്റുകളിൽ നിന്നും അക്കൗണ്ടുമായി ബന്ധപ്പെട്ട് ലഭിക്കുന്ന തപാലുകൾക്ക് യഥാവിധി മറുപടി തയ്യാറാക്കി സമർപ്പിക്കുക.
27. ധനവിനിയോഗവുമായി ബന്ധപ്പെട്ട എല്ലാ തപാലുകളും റിട്ടേണുകളും തയ്യാറാക്കുക.
28. വാറ്റ്, ഇൻകം ടാക്സ്, വെൽഫെയർ ഫണ്ട് തുടങ്ങിയവയിൽ നിയമാനുസൃത ഡിഡക്ഷൻ സംബന്ധിച്ച സാക്ഷ്യപത്രങ്ങൾ വകുപ്പുകൾക്കും തുക ഈടാക്കിയവർക്കും നൽകിയെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുക.
29. ഇൻകം ടാക്സ്/വാറ്റ് ടാക്സ് ഡിഡക്ഷൻ അറ്റ് സോഴ്സ് (TDS) റിട്ടേണുകൾ യഥാസമയം ഫയൽ ചെയ്യുക.
30. സാംഖ്യ സോഫ്റ്റ് വെയർ പ്രതിദിന റിപ്പോർട്ടുകളുടെ പ്രിന്റൗട്ടുകൾ സെക്രട്ടറിയുടെ സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തലോടെ സൂക്ഷിക്കുക. അനുബന്ധം 2.2 ൽ പറയുന്ന പ്രതിമാസ റിപ്പോർട്ടുകൾ അടുത്ത മാസം 10-ാം തീയതിക്കു മുമ്പായി തയ്യാറാക്കി സെക്രട്ടറിയുടെ അംഗീകാരത്തോടെ ധനകാര്യ സ്റ്റാൻഡിംഗ് കമ്മിറ്റിയിൽ സമർപ്പിക്കുക.
31. അനുബന്ധം 2.3 ൽ പറയുന്ന സാംഖ്യ - വാർഷിക ധനകാര്യ സ്റ്റേറ്റ്മെന്റുകൾ അടുത്ത വർഷം മെയ് 15 നകം സമർപ്പിക്കത്തക്കവിധം തയ്യാറാക്കി അംഗീകാരം വാങ്ങിക്കുക.
32. വാർഷിക ബജറ്റും ഭരണ റിപ്പോർട്ടും നിയമാനുസൃതമായ കാലാവധിക്ക് മുമ്പായി തയ്യാറാക്കുന്നതിന് ധനകാര്യ സ്റ്റാൻഡിംഗ് കമ്മിറ്റിക്ക് ആവശ്യമായ എല്ലാ ഡാറ്റകളും യഥാവിധി നൽകുക.
33. ഏൽപ്പിക്കപ്പെട്ടിട്ടുള്ള ചുമതലകൾക്ക് അനുസൃതമായി വരുന്ന ചെലവുകളുടെയും ഇതര സെക്ഷനുകളിൽ നിന്നും പേയ്മെന്റിനായി നൽകുന്ന ബില്ലുകളും അനുബന്ധ രേഖകളോടുകൂടി സുരക്ഷിതമായി സൂക്ഷിക്കുക. ഓരോ മാസത്തേയും വൗച്ചറുകൾ പ്രത്യേകമായി ബൈൻഡ് ചെയ്ത് സൂക്ഷിക്കുകയും ധനകാര്യ സ്റ്റാൻഡിംഗ് കമ്മിറ്റിക്കും വിവിധ ഓഡിറ്റ് അധികാരികൾക്കും നൽകുകയും ചെയ്യുക.
34. വൗച്ചറുകൾ നഷ്ടപ്പെട്ടാൽ/യഥാസമയം ഓഡിറ്റ് അധികാരികൾക്ക് ഹാജരാക്കാതിരുന്നാൽ അതിന്റെ പൂർണ്ണ ഉത്തരവാദിത്വം അക്കൗണ്ടന്റിന് വ്യക്തിപരമായി ഉണ്ടായിരിക്കുന്നതാണ്. ചാർജ്ജ് ഹാൻഡ്ഓവർ ചെയ്യുന്ന സമയത്ത് ഓരോ വൗച്ചറിന്റെയും നമ്പറിട്ട് ചാർജ്ജ് ഹാൻഡ്ഓവർ രജിസ്റ്ററിൽ രേഖപ്പെടുത്തി ചാർജ്ജെടുക്കുന്ന അക്കൗണ്ടന്റിന് ജൂനിയർ സൂപ്രണ്ടിന്റെ സാന്നിദ്ധ്യത്തിൽ ബോധ്യപ്പെടുത്തി ചാർജ്ജ് കൈമാറേണ്ടതാണ്.
35. ഓരോ സെക്ഷനും കൈകാര്യം ചെയ്യുന്ന വിഷയങ്ങളിലൂടെ നിയമാനുസൃതം പഞ്ചായത്തിന് ലഭിക്കേണ്ട വരുമാന സാധ്യത/വരുമാന നഷ്ടസാധ്യതകൾ യഥാസമയം സെക്രട്ടറിയുടെ ശ്രദ്ധയിൽപ്പെടുത്തി തുടർ നടപടികൾ സ്വീകരിക്കുക.
36. എല്ലാ ചെലവുകളും കേരള പഞ്ചായത്ത് രാജ് നിയമം 213-ാം വകുപ്പ് അനുവദിക്കുന്നതുപ്രകാരമാണെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുകയും യൂട്ടിലൈസേഷൻ സർട്ടിഫിക്കറ്റുകൾ, വൗച്ചറുകൾ എന്നിവ വാങ്ങി വയ്ക്കുകയും ചെയ്യുക.
37. ഗ്രാമസഭ ചേരുന്നത് സംബന്ധിച്ച് വിവരം ബന്ധപ്പെട്ട സെക്ഷനിൽ നിന്നും ലഭിച്ചുകഴിഞ്ഞാൽ ഗ്രാമസഭയിൽ അച്ചടിച്ചു വിതരണം ചെയ്യുന്നതിനായി അക്കൗണ്ടുകൾ സംബന്ധിച്ച സ്റ്റേറ്റ്മെന്റ് തയ്യാറാക്കി ബന്ധപ്പെട്ട സെക്ഷനിൽ ഏൽപ്പിക്കുക.

1. ഓഫീസ് ഉത്തരവിൽ പരാമർശിച്ചിട്ടുള്ളതും മറ്റ് പ്രത്യേക ഉത്തരവുകളാൽ നിയോഗിതമായതും അതത് സമയങ്ങളിൽ സെക്രട്ടറിയോ സൂപ്പർവൈസറി ഉദ്യോഗസ്ഥരോ നൽകുന്ന നിർദ്ദേശങ്ങളുമനുസരിച്ച് പ്രവർത്തിക്കാൻ ബാധ്യസ്ഥരാണ്.
2. ഓരോ സെക്ഷനിലും ഏൽപ്പിക്കപ്പെട്ടിട്ടുള്ള വിഷയങ്ങളുമായി ബന്ധപ്പെട്ട ഫയലുകളുടെയും രജിസ്റ്ററുകളുടെയും രേഖകളുടെയും സുരക്ഷിതമായ സൂക്ഷിപ്പിനും ഓഡിറ്റുകൾക്ക് ലഭ്യമാക്കുന്നതും റെക്കോർഡ് റൂമിലേക്ക് മാറ്റുന്നതു വരെ അതത് സെക്ഷൻ ഉത്തരവാദിയായിരിക്കുന്നതാണ്.
3. ഓഫീസ് ഉത്തരവ് പ്രകാരം ചുമതലപ്പെടുത്തുന്ന സെക്ഷനുകളിൽ ഉൾപ്പെടുന്ന വിഷയത്തിന്മേൽ യഥാസമയം നടപടി സ്വീകരിക്കുകയും നടപ്പ് ഫയൽ, നോട്ട് ഫയൽ തയ്യാറാക്കി സൂപ്പർവൈസറി ഉദ്യോഗസ്ഥർക്ക് നൽകുകയും ചെയ്യുക.
4. ഫയൽ സംബന്ധിച്ച വിവരങ്ങൾ യഥാസമയം തൻകാര്യ പതിവേടിൽ ചേർത്ത് സൂക്ഷിക്കുകയും റണ്ണിംഗ് നോട്ട് സഹിതം പരിശോധനക്ക് നൽകുകയും ചെയ്യുക.
5. ഫീൽഡ് എൻക്വയറി വിഷയങ്ങളിൽ യഥാസമയം പോയി പരിശോധിച്ച് റിപ്പോർട്ട് സമർപ്പിക്കുക.
6. ഓഫീസ് ഉത്തരവ് പ്രകാരം ചുമതലപ്പെടുത്തുന്ന ബന്ധപ്പെട്ട കമ്മിറ്റികളുടെ യോഗത്തിൽ ഹാജരാക്കുകയും മിനിറ്റ്സ് രേഖപ്പെടുത്തുകയും ചെയ്യുക.
7. പിരിവ് ഉദ്യോഗസ്ഥരായി നിയമിക്കപ്പെടുന്ന ക്ലാർക്കുമാർ നികുതി പിരിവിന്റെ ഭാഗമായ രജിസ്റ്ററുകൾ ചിട്ടപ്പെടുത്തുകയും യഥാസമയം നോട്ടീസ് തയ്യാറാക്കി നൽകുകയും നികുതി പിരിച്ചെടുക്കുകയും ചെയ്യുക.
8. തൻപതിവേട് (Personal Register) തയ്യാറാക്കുകയും പരിശോധനക്കായി മാസത്തിലൊരിക്കൽ ജൂനിയർ സൂപ്രണ്ടിന്/ഹെഡ് ക്ലാർക്കിന് സമർപ്പിച്ച് ഒപ്പുവാങ്ങുകയും ചെയ്യുക.
9. ഓരോ സെക്ഷനും പ്രതിമാസം കുടിശ്ശിക ജോലിയുണ്ടെങ്കിൽ ഒരു പട്ടിക തയ്യാറാക്കി ജൂനിയർ സൂപ്രണ്ട്/ഹെഡ് ക്ലാർക്കിനെ ഏൽപ്പിക്കുകയും പൂർത്തീകരണത്തിനുള്ള കർമ്മപരിപാടി തയ്യാറാക്കി നടപടികൾ കൈക്കൊള്ളുകയും ചെയ്യുക.
10. തീർപ്പാക്കിയ ഫയലുകൾ, രജിസ്റ്ററുകൾ, മറ്റു റെക്കോർഡുകൾ, ഡോക്യുമെന്റുകൾ എന്നിവ റെക്കോർഡ് റൂമിന്റെ ചുമതലയുള്ള ക്ലാർക്കിനെ ഏൽപ്പിച്ച് അക്നോളജ്മെന്റ് വാങ്ങുക.
11. റെക്കോർഡ് റൂമിന് കൈമാറിയ ഫയലുകളുടെ പട്ടിക ഹെഡ് ക്ലാർക്കിന്റെ ഒപ്പോടുകൂടി അതത് സെക്ഷനിൽ സൂക്ഷിക്കുക.
12. സെക്ഷനുകൾ ചാർജ്ജ് കൈമാറുമ്പോൾ/ഏറ്റെടുക്കുമ്പോൾ ചാർജ്ജ് ഹാൻഡ് ഓവർ രജിസ്റ്ററിൽ മുഴുവൻ പ്രമാണങ്ങളും രേഖകളും കൃത്യമായി രേഖപ്പെടുത്തി ഹെഡ് ക്ലാർക്കിനെ ബോധ്യപ്പെടുത്തി കൈമാറുകയോ ഏറ്റെടുക്കുകയോ ചെയ്യുക.
13. സെക്ഷനിൽ ലഭിക്കുന്ന സർക്കാർ ഉത്തരവുകൾ, സർക്കുലറുകൾ തുടങ്ങിയവയും പിന്നീട് റഫറൻസിനാവശ്യമായ മറ്റ് രേഖകളും സ്റ്റോക്ക് ഫയലുകളായി സൂക്ഷിക്കുക.
14. റഫറൻസിന് ആവശ്യമായ രേഖകൾക്ക് ഇൻഡക്സ് തയ്യാറാക്കി സ്റ്റോക്ക് ഫയലിൽ ചേർത്ത് ആവശ്യാനുസരണം ലഭ്യമാക്കുക.
15. ഓരോ സെക്ഷനും തങ്ങൾ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്ന വിഷയങ്ങളുമായി ബന്ധപ്പെട്ട് ലഭ്യമായ ഫണ്ടുകളുടെ വിവരങ്ങൾ, ബജറ്റ് പ്രൊവിഷൻ എന്നിവ അക്കൗണ്ട്സ് സെക്ഷനുമായി ബന്ധപ്പെട്ട് അറിയുകയും തദനുസരണം ചെലവുകൾ ക്രമീകരിക്കുകയും ചെയ്യുക.
16. ബജറ്റും അക്കൗണ്ടുകളും തയ്യാറാക്കുന്നതിനാവശ്യമായ വിവരങ്ങൾ ബന്ധപ്പെട്ട സെക്ഷനുകൾ യഥാസമയം അക്കൗണ്ട്സ് സെക്ഷന് ലഭ്യമാക്കുക.
17. ഓഡിറ്റ് റിപ്പോർട്ടുകളിൽ അതത് സെക്ഷനുമായി ബന്ധപ്പെട്ട് വരുന്ന കാര്യങ്ങളിൽ നിയമാനുസരണം തുടർ നടപടികൾ സ്വീകരിച്ച് മറുപടി തയ്യാറാക്കി യഥാസമയം ഓഡിറ്റ് സെക്ഷന് സമർപ്പിക്കുക.
18. ഏൽപ്പിക്കപ്പെട്ടിട്ടുള്ള വിഷയങ്ങൾ വരുന്ന നിയമസഭാ ചോദ്യങ്ങൾക്കുള്ള മറുപടി, ഡി.ഒ. ലെറ്ററുകൾ, രജിസ്റ്റേർഡ് തപാലുകൾ എന്നിവ തപാൽ സെക്ഷനിൽ ലഭിച്ച് 24 മണിക്കൂറിനകം/ആവശ്യപ്പെടുന്ന സമയത്തിനകം തയ്യാറാക്കി സമർപ്പിക്കുക.
19. സെക്ഷനുമായി ബന്ധപ്പെട്ടിട്ടുള്ള പരാതികൾ, ബഹു. മുഖ്യമന്ത്രി, ജില്ലാ കളക്ടർ എന്നിവരുടെ പരാതി പരിഹാര സെല്ലുകളിൽ നിന്നും വരുന്ന കത്തുകൾ എന്നിവയ്ക്കുള്ള മറുപടി 48 മണിക്കൂറിനുള്ളിൽ/ആവശ്യപ്പെടുന്ന സമയത്തിനകം തയ്യാറാക്കി നടപടി സ്വീകരിക്കുക.
20. വിവരാവകാശ നിയമ പ്രകാരം വിവരം അന്വേഷിച്ചുകൊണ്ടുള്ള തപാലുകൾക്ക് സമയബന്ധിതമായി മറുപടി തയ്യാറാക്കി നൽകുക.
21. കോടതി വ്യവഹാരം, ഓംബുഡ്സ്മാൻ, മനുഷ്യാവകാശ കമ്മീഷൻ, ട്രൈബ്യൂണൽ, വിവരാവകാശ കമ്മീഷൻ എന്നീ പരാതി പരിഹാര സംവിധാനങ്ങളിൽ പഞ്ചായത്തും പഞ്ചായത്തിനെതിരെയുള്ള കേസുകൾക്കാവശ്യമായ രജിസ്റ്ററുകൾ, പ്രമാണങ്ങൾ, രേഖകൾ, ഡയറികൾ എന്നിവ തയ്യാറാക്കുകയും കാലോചിതമായ രേഖപ്പെടുത്തലുകൾ നടത്തുകയും ചെയ്യുക.
22. സെക്ഷനുകളിൽ അർപ്പിതമായ വിഷയങ്ങൾ ഭരണസമിതിയുടെയോ/സ്റ്റാൻഡിംഗ് കമ്മിറ്റിയുടെയോ ശ്രദ്ധയിൽപ്പെടുത്തുകയും മീറ്റിംഗ് അജണ്ട രജിസ്റ്ററിൽ ചേർക്കാനുള്ള നടപടി സ്വീകരിക്കുകയും ചെയ്യുക.
23. പഞ്ചായത്തിൽ നിലവിൽ പ്രാബല്യത്തിലുള്ള അസസ്മെന്റ് രജിസ്റ്റർ പ്രകാരമുള്ള വാർഡുകളിൽ വസ്തു, കെട്ടിട നികുതി, തൊഴിൽ നികുതി, വിനോദ നികുതി തുടങ്ങിയ നികുതികൾ, ലൈസൻസ് ഫീസ്, മറ്റു ഫീസുകൾ, വാടക എന്നിവയുടെ ചുമതലയും 100 ശതമാനം പിരിവും ഉറപ്പുവരുത്തുക.
24. നികുതി പിരിവിന് ക്യാമ്പ് കളക്ഷൻ, പ്രചരണം, നോട്ടീസുകൾ അയക്കൽ, ജപ്തി, പ്രോസിക്യൂഷൻ തുടങ്ങിയ ആവശ്യമായ പ്രവർത്തനങ്ങൾ സമയബന്ധിതമായി നടപ്പിലാക്കുന്നതിന് മുൻഗണന നൽകുക.
25. ഓരോ വർഷത്തിലും ടൈംബാർ ആകാൻ സാധ്യത വരുന്ന നികുതികളുടെ ലിസ്റ്റ് തയ്യാറാക്കി റവന്യൂ റിക്കവറി നടപടിക്കായി അക്കൗണ്ടന്റിന് സമർപ്പിക്കുക.
26. ഓരോ ദിവസവും വൈകുന്നേരം 3.30 മണിക്ക് മുമ്പായി അന്നത്തെ കളക്ഷൻ ഓഫീസ് കളക്ഷന്റെ ചുമതലയുള്ള സെക്ഷനെ (കാഷ്യർ) ഏൽപ്പിച്ച് ഔട്ട് ഡോർ ഓഫീസ് കളക്ഷൻ രജിസ്റ്ററിൽ കാഷ്യറുടെ ഇനീഷ്യൽ വാങ്ങുക.
27. തങ്ങളെ ഏൽപ്പിച്ചിരിക്കുന്ന രസീതി ബുക്കുകൾ സുരക്ഷിതമായി സൂക്ഷിക്കുക. ആവശ്യാനുസരണം ഓഡിറ്റ്/പരിശോധന അധികാരികൾക്ക് സമർപ്പിക്കുക.
28. വീടുകൾക്ക് നികുതി ചുമത്തൽ, വീടുകൾക്ക് നമ്പർ നൽകൽ, പെർമിറ്റ് നൽകൽ, ലൈസൻസുകൾ, നികുതി ഒഴിവാക്കൽ, കുറവു ചെയ്യൽ, പരാതികൾ, മറ്റ് അന്വേഷണങ്ങൾ എന്നിവയുമായി ബന്ധപ്പെട്ട ഫീൽഡ് അന്വേഷണങ്ങൾ സമയബന്ധിതമായി പൂർത്തീകരിച്ച് റിപ്പോർട്ട് നൽകുക.
29. തങ്ങളെ ഏൽപ്പിച്ചിരിക്കുന്ന വാർഡുകളിലെ ട്രേഡേഴ്സ് ലിസ്റ്റ് ഏപ്രിൽ 15 നകവും ഇൻസ്റ്റിറ്റ്യൂഷനുകളുടെ ലിസ്റ്റ് ഓരോ വർഷവും ഏപ്രിൽ 30 നും തയ്യാറാക്കി വിഷയം കൈകാര്യം ചെയ്യുന്ന സെക്ഷന് സമർപ്പിക്കുക.
30. പൊളിഞ്ഞുപോയ കെട്ടിടങ്ങൾ, അനധികൃത കെട്ടിട നിർമ്മാണങ്ങൾ, കച്ചവട സ്ഥാപനങ്ങൾ, വ്യവസായങ്ങൾ, കശാപ്പുശാലകൾ, കൈയേറ്റങ്ങൾ, മണൽ ഖനനം, പ്രദർശനങ്ങൾ, മറ്റ് അനധികൃത പ്രവർത്തനങ്ങൾ എന്നിവ സംബന്ധിച്ചും മാലിന്യം നിക്ഷേപിക്കുന്നവരുടെ വിവരങ്ങളും ഉൾപ്പെടുന്ന റിപ്പോർട്ടുകൾ യഥാസമയം ബന്ധപ്പെട്ട സെക്ഷനുകൾക്കും സെക്രട്ടറിക്കും സമർപ്പിക്കുക.
31. നികുതികൾ, ഫീസുകൾ 100% പിരിച്ചെടുക്കുന്നതിനായി അനുബന്ധം 3 പ്രകാരം നടപടി സ്വീകരിക്കുക.

1. ഓഫീസ് അറ്റൻഡന്റ് എല്ലാ ദിവസവും രാവിലെ 9.30 ന് ജോലിക്ക് ഹാജരാവേണ്ടതാണ്.
2. പ്രവൃത്തി ദിവസങ്ങളിൽ രാവിലെ ഓഫീസ് തുറക്കുകയും വൈകിട്ട് പ്രവൃത്തി സമയത്തിന് ശേഷം അടയ്ക്കുകയും ചെയ്യുക. താക്കോൽ സൂക്ഷിപ്പിനുത്തരവാദിയായിരിക്കും.
3. ആവശ്യമായി വരുന്ന ഘട്ടത്തിൽ നികുതിദായകർക്കും മറ്റുമുള്ള നോട്ടീസ് വിതരണം നടത്തുക. പഞ്ചായത്ത് കമ്മിറ്റി, സ്റ്റാൻഡിംഗ് കമ്മിറ്റി യോഗങ്ങൾക്കുമുള്ള നോട്ടീസുകൾ രേഖാമൂലം മേൽവിലാസക്കാർക്ക് നൽകുക.
4. പണം ഒടുക്കുന്നതിനും പിൻവലിക്കുന്നതിനും മറ്റുമായി ട്രഷറി, ബാങ്ക് എന്നിവിടങ്ങളിൽ നിർദ്ദേശാനുസരണം സമയബന്ധിതമായി പോയിവരിക.
5. ഓഫീസിൽ കൃത്യമായി ഹാജരാവുകയും സമയാസമയങ്ങളിൽ ഏൽപ്പിക്കുന്ന ഔദ്യോഗിക ജോലികൾ നിർവ്വഹിക്കുകയും ചെയ്യുക.
6. തപാൽ അയക്കുന്നതിന് പോസ്റ്റ് ഓഫീസിൽ പോവുക, നിർദ്ദേശാനുസരണം തപാലുകൾ ലോക്കൽ ഡെലിവറി നടത്തുക.
7. ഓഫീസ് അടയ്ക്കുന്ന സമയത്ത് എല്ലാ ഇലക്ട്രിക്കൽ ഉപകരണങ്ങളും ഓഫാക്കിയിട്ടുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുക.
8. മേലുദ്യോഗസ്ഥന്മാരും പ്രസിഡന്റും സമയാസമയങ്ങളിൽ ഏൽപ്പിക്കുന്ന ഔദ്യോഗിക ജോലികൾ നിർവ്വഹിക്കുക.
9. ഓഫീസ് നോട്ടീസ് ബോർഡ്, ഗ്രാമപഞ്ചായത്ത് നോട്ടീസ് ബോർഡുകൾ, പഞ്ചായത്തിലെ ഓഫീസുകളിലെ നോട്ടീസ് ബോർഡുകൾ, വാർത്താ ബോർഡുകൾ എന്നിവയിൽ പതിക്കുന്നതിനുള്ള നോട്ടീസുകൾ, അറിയിപ്പുകൾ, പരസ്യങ്ങൾ എന്നിവ യഥാസമയം പതിക്കുകയും അതിനാവശ്യമായ നടപടികൾ സ്വീകരിക്കുകയും ചെയ്യുക.
10. ഭരണസമിതി യോഗങ്ങളുടെയും പഞ്ചായത്ത് പ്രസിഡന്റ്/സെക്രട്ടറി വിളിച്ചുചേർക്കുന്ന യോഗങ്ങളുടെയും നടത്തിപ്പിനാവശ്യമായ ക്രമീകരണങ്ങൾ ചെയ്യുക.
11. വിവിധ സെക്ഷനുകളിൽ തയ്യാറാക്കുന്ന ഫയലുകളും രജിസ്റ്ററുകളും സെക്രട്ടറി/പ്രസിഡന്റ്/ഹെഡ് ക്ലാർക്ക് എന്നിവരുടെ ടേബിളിലും തിരിച്ച് സെക്ഷനുകളിലും ജനസേവന വിവര കൗണ്ടറിലും എത്തിക്കുകയും വിവിധ സർട്ടിഫിക്കറ്റ് നൽകുന്നതിന് ജനസൗഹൃദ സേവന വിവര കൗണ്ടർ വഴി സീലുകൾ പതിച്ച് നൽകുന്നതിന് സഹായിക്കുകയും ചെയ്യുക.

1. ലോഗ് ബുക്ക് കൃത്യമായും സമയബന്ധിതമായും നിയമാനുസൃതം എഴുതി സൂക്ഷിക്കേണ്ടതാണ്. ഓരോ യാത്ര കഴിയുമ്പോഴും യാത്ര ചെയ്ത ഉദ്യോഗസ്ഥന്റെ ഒപ്പോടുകൂടി യാത്രാ വിവരങ്ങൾ എഴുതി പൂർത്തിയാക്കേണ്ടതാണ്.
2. വാഹനം വൃത്തിയായും സുരക്ഷിതമായും സൂക്ഷിക്കുക.
3. ഉപയോഗത്തിനുശേഷം ഔദ്യോഗിക ഷെഡിൽ/കസ്റ്റോഡിയന്റെ (സെക്രട്ടറിയുടെ) ഉത്തരവു പ്രകാരം സൂക്ഷിക്കുക.
4. പഞ്ചായത്തിന്റെ അധീനതയിലുള്ള വാഹനങ്ങളുടെ സുരക്ഷിതമായ സൂക്ഷിപ്പ് ഉറപ്പുവരുത്തുക.
5. ഔദ്യോഗിക ആവശ്യങ്ങൾക്കായി മാത്രമേ വാഹനങ്ങൾ ഓടിക്കുന്നുള്ളുവെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുക.
6. ഇന്ധനം നിറയ്ക്കുന്നതിന്റെയും സ്പെയർ പാർട്സ് മാറ്റുന്നതിന്റെയും സർവീസിംഗിന്റെയും അറ്റകുറ്റപ്പണികളുടെയും ഓയിൽ ചെയ്ഞ്ചിന്റെയും ടയർ റീത്രെഡിന്റെയും വിവരങ്ങൾ ലോഗ് ബുക്കിൽ ചേർക്കുന്നുവെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുക.
7. വാഹനങ്ങളുടെ ഇൻഷുറൻസ് കാലാവധി തീരുന്നതിന് മുമ്പ് പ്രീമിയം അടച്ച് പുതുക്കുന്നതിന് വാഹന സെക്ഷന്റെ ശ്രദ്ധയിൽപ്പെടുത്തുക.
8. വാഹനത്തിന്റെ ഇന്ധന ഉപയോഗം വർഷത്തിലൊരിക്കൽ പരിശോധിച്ച് ലോഗ് ബുക്കിൽ സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തുന്നുവെന്ന് ഉറപ്പാക്കുക.
9. അംഗീകൃത വർക്ക് ഷോപ്പുകളിൽ നിന്ന് നടപടിക്രമങ്ങൾ പാലിച്ച് മാത്രമേ വാഹനങ്ങൾ റിപ്പയർ ചെയ്യുന്നുള്ളുവെന്ന് ഉറപ്പാക്കുക.

1. എല്ലാ ദിവസവും രാവിലെ ജോലിക്ക് ഓഫീസ് ഉത്തരവ് പ്രകാരമുള്ള ഹാജരായി ഏൽപ്പിക്കപ്പെട്ടിട്ടുള്ള ശുചീകരണ പ്രവർത്തനങ്ങൾ വൃത്തിയായും വെടിപ്പായും നിർവ്വഹിക്കുക.
2. ശുചീകരണ ജോലിക്കുശേഷം ഓഫീസിലെത്തി ശുചീകരണം നടത്തിയ സ്ഥലം സംബന്ധിച്ച് ബന്ധപ്പെട്ട സെക്ഷനിൽ സൂക്ഷിച്ചിട്ടുള്ള രജിസ്റ്ററിൽ രേഖപ്പെടുത്തി ഒപ്പുവെയ്ക്കുക.
3. ഓഫീസിലെ മേശ, കസേര, അലമാരകൾ എന്നിവ എല്ലാ ദിവസവും പൊടിത്തട്ടി വൃത്തിയാക്കുകയും ടോയ്ലറ്റുകൾ ശുചിയാക്കുകയും തറ, ക്യാബിൻ, ഗ്ലാസ്, ജനൽപാളികൾ എന്നിവ ആഴ്ചയിൽ ഒരിക്കൽ നനച്ച് തുടച്ച് വൃത്തിയാക്കുകയും ചെയ്യുക.
4. ശുചീകരണവുമായി ബന്ധപ്പെട്ട് പഞ്ചായത്തിന്റെ അധീനതയിലുള്ള എല്ലാ ശുചീകരണ സഹായ ഉപകരണങ്ങളുടെയും സുരക്ഷിതമായ സൂക്ഷിപ്പിന് പാർട്ട് ടൈം/ഫുൾടൈം സ്വീപ്പർമാർക്ക് കൂട്ടുത്തരവാദിത്വം ഉണ്ടായിരിക്കേണ്ടതാണ്.